Die papierlose Fabrik – Teil 1: Warum ist Papier so hartnäckig?

„Wir haben ein modernes ERP-System, aber in der Fertigung laufen sie immer noch mit Stapeln von Papier herum.“ Diesen Satz hört man öfter, als man denkt.

Diese Woche war ich bei einem Interessenten mit einer modernen Cloud-ERP-Lösung. Einkauf, Vertrieb, Produktion und Finanzen sind sauber organisiert. Die Geschäftsführung kann jederzeit und überall auf Informationen zugreifen und so fundierte Entscheidungen treffen.

Nur die Fertigung … arbeitet noch komplett mit Papier. Überall Arbeitsaufträge auf Papier, dazu Ordner voller Anleitungen und Zeichnungen. Auf dem Deckblatt werden Stunden und verbrauchtes Material eingetragen – und am Montagmorgen tippt jemand alles ins System ab. Wie aktuell sind Ihre Steuerungsinformationen dann noch? Genau deshalb hatte man SPS eingeladen.

Warum arbeiten Unternehmen 2026 noch mit Papier?

Ein Grund ist meiner Meinung nach ganz einfach: Auch die Mitarbeitenden in der Fertigung brauchen Informationen. Wer im Einkauf arbeitet, sitzt ohnehin am PC und nutzt das ERP-System. In der Fertigung ist das anders – und jahrelang war Papier dort die einfachste Lösung.

Dann kommt der Klassiker: „Das machen wir schon seit Jahren so.“ Aber die Welt hat sich verändert, und Ihre Fabrik mit ihr. Kunden erwarten kürzere Lieferzeiten, mehr Varianten und mehr Flexibilität. Der schön ausgedruckte Fertigungsauftrag von heute Morgen ist am Nachmittag womöglich schon von der aktuellen Planung überholt.

Widerstand gegen Veränderung

Was ich ebenfalls oft sehe: Veränderung erzeugt Widerstand. Plötzlich wirkt Papier so flexibel, dass man fast glaubt, die Kolleginnen und Kollegen in der Fertigung hätten recht. Doch täuschen Sie sich nicht. Viele empfinden Digitalisierung als Kontrolle. Andere sagen, sie seien „nicht so gut mit Computern“. Aber seien wir ehrlich: Fast jeder hat ein Smartphone, fast jeder bestellt online. Meist geht es also nicht darum, ob Menschen digital arbeiten können, sondern darum, sich an eine neue Arbeitsweise zu gewöhnen.

Diese Kombination macht Papier erstaunlich hartnäckig – und das ist verständlich. Deshalb verdient das Change-Management bei der Digitalisierung der Fertigung besondere Aufmerksamkeit. Denn am Ende – und ich spreche aus Erfahrung – sagen die meisten schon nach wenigen Tagen: „Eigentlich ganz einfach!“

Weiter mit Teil 2: Was kostet ein verlorener Arbeitsauftrag wirklich?